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規(guī)范辦公流程，管理科學(xué)化

傳統(tǒng)辦公模式中，存在工作職能不明確，相互推諉現(xiàn)象。

oa無紙化辦公可以建立起一套緊密、協(xié)調(diào)、可靠、簡單的管理機(jī)制，促使工作走向流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，使各部門分工明確、責(zé)任分明，國內(nèi)無紙化會(huì)議系統(tǒng)廠家，具體工作嚴(yán)格落實(shí)，從根本上消除了工作中信息傳遞阻塞、延誤、失真等現(xiàn)象，保證了信息的正確、提高了工作交辦的速度。

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多功能會(huì)議系統(tǒng)是會(huì)議系統(tǒng)的一種集成，它融合多種會(huì)議系統(tǒng)，如：視頻會(huì)議系統(tǒng)、電話會(huì)議系統(tǒng)、數(shù)字會(huì)議系統(tǒng)、智能會(huì)議系統(tǒng)等做種組合。

多功能會(huì)議系統(tǒng)它常常適用于一些大型會(huì)議的場合中，這樣的場合往往需要完整的功能，配置的會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備完善，這樣必然會(huì)導(dǎo)致會(huì)議系統(tǒng)復(fù)雜性，操作步驟也將隨著增加，為了使得多功能會(huì)議系統(tǒng)變得操作非常簡便，拉薩國內(nèi)無紙化會(huì)議系統(tǒng)，通常的做法使用過一套中央控制系統(tǒng)進(jìn)行控制管理。對(duì)于一些規(guī)模相對(duì)小型的會(huì)議系統(tǒng)，往往會(huì)省略中央控制系統(tǒng)來節(jié)省成本。

功能強(qiáng)大，國內(nèi)無紙化會(huì)議系統(tǒng)定制，可根據(jù)會(huì)議系統(tǒng)功能增加設(shè)備，它能集成視頻會(huì)議、電話會(huì)議、智能會(huì)議、無紙化會(huì)議等系統(tǒng)優(yōu)點(diǎn)，不會(huì)受到一些因素的影響而導(dǎo)致會(huì)議無法召開，如果視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障立即可切換在電話會(huì)議或者其他會(huì)議模式，大大的增加會(huì)議可靠性。

投入建設(shè)這樣的會(huì)議系統(tǒng)成本很高，對(duì)于一些小型公司組建這樣的系統(tǒng)不太現(xiàn)實(shí)，它適合一些大型企業(yè)或者一些、教育等機(jī)構(gòu)，它可以根據(jù)會(huì)議的要求不同選擇召開會(huì)議的方式也不同。當(dāng)會(huì)議對(duì)視頻要求不太高時(shí)，可完全采用電話會(huì)議模式與分會(huì)場召開;當(dāng)對(duì)視頻要求較高時(shí)，選擇高清視頻會(huì)議系統(tǒng);當(dāng)需要免費(fèi)召開遠(yuǎn)程會(huì)議時(shí)可采用VOIP網(wǎng)絡(luò)1電話會(huì)議IP撥號(hào)模式。

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了徹1底消1除傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)議的詬病，改變會(huì)風(fēng)，湯原院在三樓會(huì)議室采用“無紙化”會(huì)議辦公。

“無紙化”會(huì)議系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的子系統(tǒng)，其融會(huì)多種信息化技術(shù)貫穿于會(huì)議全過程，會(huì)議各環(huán)節(jié)?！盁o紙化”打破了常規(guī)會(huì)議人手一份材料的模式，會(huì)前，匯報(bào)人將材料在后臺(tái)服務(wù)器上傳，同步到每一個(gè)與會(huì)人員的會(huì)議終端。這樣每一位與會(huì)人員在屏幕上就能看到匯報(bào)人所準(zhǔn)備的材料，并及時(shí)將所提出的問題反饋給匯報(bào)人。

姜山指出，“無紙化”不僅克服了傳統(tǒng)會(huì)議會(huì)前準(zhǔn)備繁瑣、實(shí)時(shí)交互不便、泄密風(fēng)險(xiǎn)高等缺陷，而且滿足了開會(huì)需求。與會(huì)干1警對(duì)此表示贊同，認(rèn)為“無紙化”會(huì)議極大地減少了會(huì)前大量的打印、復(fù)印材料的紙質(zhì)浪費(fèi)，更為辦會(huì)和參會(huì)人員提供極為安全實(shí)用的工作平臺(tái)，擁有很高的保密性

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